場作り ー 会議の前にこれだけは準備しよう

ようこそ。アマちゅうです。

今回はファシリテーションの場作りの中でも、

会議の前に準備しておきたいことをお伝えします。

【参考】書籍「ファシリテーション入門」

会議の前に決めておきたい５つのこと

(1) 狙い　　（目的）

(2) ゴール　（目標）

(3) プロセス（手順）

(4) ルール　（行動規範）

(5) メンバー（役割分担）

具体的には

(1) 狙い（目的）

つまり「何のために会議をするのか？」です。

例えば

「業務効率アップのため」とか、

「集客力アップのため」とか。

意見を出す時には、

目的に沿っているかどうかが重要です。

あらかじめ決めておけば、

目的に沿ってない場合に、

早く軌道修正することができます。

アマちゅう的には

「どういう価値を生み出したいのか？」

まで踏み込んだ目的にした方が良いと思います。

だって、

例えば「業務効率アップのため」と言っても、

もっと仕事を増やして利益を増やしたいのか、

それとも、

仕事の時間を減らしてプライベートを充実させたいのか、

によってできることが変わってきますよね。

プライベートを充実させたいのあれば、

「定時後に効率よく業務できる環境を整える」

という案は意味がないことになりますから。

(2) ゴール（目標）

 「どういう状態になったら会議終了なのか？」ですね。

例えば

「業務効率30％アップのための

　3つの方策とスケジュールが決まること」

のような感じです。

それから会議時間の目標も決めましょう。

それに沿ってプロセスを考えていきます。

(3) プロセス（手順）

「ゴールにたどり着く過程でどういうステップを踏むか？」

いきなり業務効率アップの方策を話し合うよりも、

「現状の効率はどれくらいか？」や

「効率が悪い原因は何か？」を話し合ってからの方が、

良い議論ができます。

論点、つまりそれぞれのステップで話し合うことを

ピックアップし、順序立てて整理しましょう。

(4) ルール（行動規範）

これは「会議で参加者がどう振る舞わなければならないか？」です。

例えば

「全員が発言する」

「資料の説明は5分以内」

アマちゅうの場合は、

「たいしたことないと思っても言ってみる」

「笑い、リアクション大歓迎」

みたいなルールでやってみました。

(5) メンバー（役割分担）

 最後は「誰に参加してもらうか？」です。

同じような知識、考え方の人ばかりを

集めると議論が偏ってしまいます。

また、参加していない利害関係者から

後で反発されることもあるかもしれません。

特に、決裁者等のキーパーソンは

どのような形で会議に関与してもらうか、

考えておく必要があります。

利害関係者を含めてバランスよく集めましょう。

まとめ

今回は会議の前に決めておきたい

5つの項目をご紹介しました。

会議の冒頭で、

これらを参加者全員と共有して、

合意を得ておきましょう。

アマちゅう的には

この合意はすごく大事なことだと思っています。

みんなが会議中に迷子にならないですし、

話がとんでもない方向に脱線するのを

説得力を持って元に戻せるからです。

最初はめんどうでも、ぜひとも実践したいですね。

さて次回は、

みんなが意見を出しやすくする

アイスブレイクのお話です。

読んでくれてありがとう！